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  • 「営業と内勤スタッフの連携」をスムーズにする活用法
  • 「営業と内勤スタッフの連携」をスムーズにする活用法

    営業部の課題の中でもよくあげられる、営業事務の仕事をしているような「内勤スタッフとの連携」を、Chatworkを活用しスムーズにする方法を解説していきます。

    • 対象
      • 全プラン
      • 営業部向け
      • 総務部向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 営業部と経理部でうまく連携が取れず、支払い請求や事務作業が滞りがち

    • 固定電話にかかってきた、営業宛の受電内容がうまく引き継げない

    • 受電の引き継ぎにタイムラグが生じて、クレームや機会損失が生じる

    • 外勤中心のメンバーが多いので、営業部内での情報共有がスムーズにいかない

     

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    内勤スタッフとの連携がうまくいかない原因は、コミュニケーションのタイムラグが要因のことが多いです外出中の隙間時間にもメッセージの確認や返事できるようになると、業務効率がアップします。

    これらの課題に当てはまる方にぴったりの活用方法をご案内します。

     

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「部署間連携チャット」の活用方法



    他部署との連携
    は「部署間連携チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

     

    • 顧客からの問い合わせへの回答スピード向上や、支払いや請求など事務処理の効率化につながる

    • 出先でもスマートフォンを使ってのやり取りや、ファイルの確認ができるので、どこにいてもスムーズなコミュニケーションが取れる

     

    【チャット内容】

    • 部署をまたいだ連絡や相談、確認事項
      例:営業部×経理部

    • お客様や仕入先からの請求・支払い業務に関わる確認事項や書類提出依頼
      例:営業部×サポート部

    • 製品に関するお客様からの問い合わせ対応
      例:営業部×総務部

    • 備品の発注や事務作業の依頼

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

    img17.jpg※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 営業部のメンバー
    • 該当部署のメンバー

    【2】概要欄の使い方

    • 問い合わせ内容別に担当者を記載
    • よく使うURLを記載
      (オンラインストレージにアップしている会議の議事録や見積・提案書フォルダなど)

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    ■「受電チャット」の活用方法



    オフィスの固定電話にかかってきた受電内容の共有は「受電チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 折り返しの連絡が完了したらタスクも完了にすることで、対応状況が全員にわかるようになる

    • 担当者がすぐに対応できない時には、チャットで複数人に呼びかけ、代わりの対応者を探すことがでえきる

     

    【チャット内容】

    • 営業宛ての受電内容の引き継ぎ

    • その他受電に関連するやり取り

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    img26.jpg※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 営業部メンバー
    • 内勤で電話対応しているメンバー

    【2】概要欄の使い方

    • 引き継ぎ用テンプレート
      (受電時間、会社名、名前、折り返し先のTEL番号、用件など)

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    POINT

    受電の引き継ぎをタスクで管理する方法

    1. 概要欄に引き継ぎ内容のテンプレートを用意
    2. その内容をコピーしてグループチャット右下にある[ タスク追加 ]をクリックし、[ タスク内容を入力してください ]と記載がある部分にペースト
    3. 担当者と期限を設定し、[ タスクを追加 ]をクリックし、担当者に受電対応を依頼
    4. 担当者が期限までに対応を完了させたことを確認し、受電の引き継ぎ完了

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「営業部チャット」の活用方法



    営業部内での連絡、情報共有の場
    として「営業部チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 外勤や出張で不在のメンバーがいても抜け漏れなく連絡事項を周知できる

    • ビデオ通話・音声通話も併用することで、出張先や外出先のメンバーとも業務が進められる

     

    【チャット内容】

    • マネージャーから部内への連絡共有事項

    • 目標進捗の報告

    • 部内ミーティング関連の連絡(日時告知、資料共有)

    • その他業務に関わる連絡事項、など

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 営業部メンバー全員

    【2】概要欄の使い方

    • よく使うURLを記載
      (オンラインストレージにアップしている会議の議事録や見積・提案書フォルダなど)
    • 次回の会議日時や場所を記載

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    各種機能の使い方

     

    ▶グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶タスクの追加方法はこちらを参照

    ▶ビデオ通話の方法は こちらを参照

    ▶音声通話の方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     


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