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  • 「郵便物や受電の引き継ぎ効率化」をする活用法
  • 「郵便物や受電の引き継ぎ効率化」をする活用法

    専任の受付スタッフがいない会社では、総務部が郵便物の受取や代表電話の取り次ぎなどを通常業務と並行して対応することが多いです。郵便物をチャットで共有することで、本来の業務に集中できるようにする方法を解説します。

    • 対象
      • 全プラン
      • 総務部向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 会社宛に届いた郵便物の受取・仕分け・共有が手間

    • 宛先が法人名義のみの郵便物は、誰に共有すべきか担当者を都度探す手間が生じる

    • 代表番号宛にかかってきた電話応対と担当者への引き継ぎが面倒かつ、担当不在だと受電内容の共有までにタイムラグが生じる

     

    このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか?

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「郵便物確認チャット」の活用



    オフィスに届いた郵便物の共有・連絡
    は「郵便物確認チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

     

    • 外出先の方や、テレワークの方に対しても、リアルタイムに郵便物を共有できます

    • チャットで対応の有無を確認できるので、すぐに対応ができ先方に喜ばれます

     

    【チャット内容】

     

    • 届いた郵便物の写真かスキャンデータを投稿

    • 担当者宛に郵便物の確認依頼(タスクで実施)

    • その他、届いた郵便物に関連した確認や質問

     

    【グループチャットの設定】

     

    以下を見本に設定してみましょう。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 郵便物に関する問い合わせ先(担当者)を記載

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    POINT

    〜 郵便物をタスクで共有する方法 〜

    1. 届いた郵便物の画像(写真やスキャンデータ)を投稿

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      ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    2. 投稿した画像のメッセージリンクをコピー

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      ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    3. [ タスクを追加 ] ボタンからタスクを作成し、2.で取得したメッセージリンクと一緒に担当者に確認を依頼

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      ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    4. 担当者は郵便物の到着を確認したらタスク完了

     

    ■「取引先からのお知らせ共有チャット」の活用



    担当者の記載がなく、法人宛に届いた取引先からの郵便物
    は「取引先からのお知らせチャット」を使って共有しましょう。

    【メリット】

     

    • 郵便物を共有するべき担当者が誰なのか、探す手間が省けます

    • 回覧や掲示などと比べて、タイムラグなく全体に情報共有できます

     

    【チャット内容】

     

    • 担当者不明で法人宛に届いた郵便物の内容共有

     

    【グループチャットの設定】

     

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 御礼やお祝い手配に関するマニュアルのURLを記載

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「受電チャット」の活用



    代表番号にかかってきた電話の内容
    は「受電チャット」内で、タスク機能を使って共有しましょう。

    【メリット】

     

    • 折り返し対応を実施したらタスクを完了することで、対応状況が全員に伝わります

    • 担当者がすぐに対応できない時には、メンバー同士で対応をフォローし合えます

     

    【チャット内容】

     

    • 代表番号にかかってきた、担当者不在の受電内容の引き継ぎ

    • その他受電に関連するやり取り

     

    【グループチャットの設定】

     

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 引き継ぎ用テンプレート
      (受電時間、会社名、名前、折り返し先のTEL番号、用件など)

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    各種機能の使い方

     

    ▶グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶タスクの追加方法はこちらを参照

    ▶ファイル共有・管理の方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     


     

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