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  • 「全社向けの通達や質疑対応の効率化」する活用法
  • 「全社向けの通達や質疑対応の効率化」する活用法

    全社に関わる業務が多い総務部でよく課題にあがるのが、全社員への情報共有の効率化です。
    その課題を解決するための活用法を解説します。

    • 対象
      • 全プラン
      • 総務部向け
      • 経営層向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 全社向けにアナウンスをしても一部の人に伝わっていない

    • 紙での掲示や回覧でお知らせするので、全体周知が完了するまでに時間がかかる

    • 社内の様々な部署・人から、似たような内容の質問が何度も来る

    • 年末調整などの書類提出、健康診断の予約といった進捗管理・リマインドが大変

     

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    1対1での対応を基本とすると、社員の数だけ対応量が増えてしまいます。全社員向けに一律のアナウンスをする場合は、誰もがリアルタイムで確認できて、かつ1対Nでコミュニケーションできる場で行うことが総務部の工数削減につながります。

    では、どのように課題を解決していくのでしょうか…

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「総務部からの連絡チャット」の活用



    総務部から全社向けの連絡事項を伝える
    「総務部からの連絡チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

     

    • 掲示板への掲示や紙での回覧と比べて、タイムラグなく全体に通知できる

    • 通知内容に関する質疑応答をアナウンスチャット内で行うことで、同じ内容の質問に何度も回答する手間が省ける

     

    【チャット内容】

     

    • 全社員に周知したい連絡事項
      (例:オフィスの工事連絡や健康診断の予約、年末調整のお知らせなど)
    • 連絡事項に関連する質疑応答

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 就業規則や申請など総務関連情報のURL

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「タスク専用チャット」の活用



    全社員宛にタスク依頼する際
    は「タスク専用チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 全社向けのチャットを「連絡用」と「タスク依頼用」の2種類作成することで、重要なメッセージがタスク完了通知で流れてしまうことを防止する

     

    【チャット内容】

    • 年末調整の提出や、健康診断希望日の入力など、全社員に依頼するタスクを投稿

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • ミュート設定推奨のグループチャットであることを記載

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    POINT

    「タスク専用チャット」はミュート設定を推奨する

    自分宛のメッセージやタスクが投稿されたとき以外未読通知されなくなる、「ミュート」機能を活用しましょう!

    1. タスク専用チャットを開き、右上にある歯車マークの[ チャットの設定 ]をクリック

    2. [ グループチャットの設定 ] をクリックし、[ ミュート ]の文字をクリック 

    3. [ グループチャットをミュート ]を選択して[ 保存 ]をクリックで完了

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「マニュアル更新通知チャット」の活用


     

    就業規則や社内規定の制定・ 改訂などを全体通知する際は「マニュアル更新通知チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 社内ルールなどの最新情報を、全社員に対してスピーディーに共有できる

    • マニュアル更新後に入社した方も、チャットから過去のお知らせ履歴を確認できる

     

    【チャット内容】

    • 就業規則や社内規定の新規制定や改訂に関する、お知らせ・質疑応答

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 就業規則や社内規定を格納しているフォルダのURL

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    ■「安否確認チャット」の活用



    大規模な災害が発生した際、社員の安否確認や会社からの緊急連絡
    を行うチャットとして「安否確認チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

     

    • スマートフォンでもやり取りできるので、どこにいても安否報告やメッセージの確認ができる

    • 電話回線がパンクしつながらない状況でも、ネット回線を使っているチャットでやり取りできる

    • 安否確認にタスク機能を使うことで、安全確認が取れた人・取れていない人がひと目で分かる

     

    【チャット内容】

     

    • 緊急時の安否確認(タスクで実施)

    • 災害発生時に会社から社員への連絡

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

    【2】概要欄の使い方

    • 安否確認を実施する災害規模の基準を記載
    • 安全確認が取れない人がいた場合のフローを記載

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    POINT

    モバイル版アプリをダウンロードしておく

    安否確認チャットを運用する際は、社員がどこにいてもチャットを確認できるよう、
    モバイル版アプリのダウンロードを推奨しておきましょう。

    各種機能の使い方

     

    ▶グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶タスクの追加方法はこちらを参照

    ▶モバイルアプリのダウンロード方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     


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