「全社向けの通達や質疑対応の効率化」する活用法

全社に関わる業務が多い総務部でよく課題にあがるのが、全社員への情報共有の効率化です。
その課題を解決するための活用法を解説します。

• 対象
  • 全プラン
  • 総務部向け
  • 経営層向け

• 目次
  • こんな課題ありませんか？
  • 課題を解決する活用法
    • ■「総務部からの連絡チャット」の活用
    • ■「タスク専用チャット」の活用
    • ■「マニュアル更新通知チャット」の活用
    • ■「安否確認チャット」の活用
  • 各種機能の使い方

こんな課題ありませんか？

• 全社向けにアナウンスをしても一部の人に伝わっていない
  

• 紙での掲示や回覧でお知らせするので、全体周知が完了するまでに時間がかかる
  

• 社内の様々な部署・人から、似たような内容の質問が何度も来る
  

• 年末調整などの書類提出、健康診断の予約といった進捗管理・リマインドが大変

1対1での対応を基本とすると、社員の数だけ対応量が増えてしまいます。全社員向けに一律のアナウンスをする場合は、誰もがリアルタイムで確認できて、かつ1対Nでコミュニケーションできる場で行うことが総務部の工数削減につながります。

では、どのように課題を解決していくのでしょうか…

課題を解決する活用法

下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

■「総務部からの連絡チャット」の活用

総務部から全社向けの連絡事項を伝える「総務部からの連絡チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• 掲示板への掲示や紙での回覧と比べて、タイムラグなく全体に通知できる
  

• 通知内容に関する質疑応答をアナウンスチャット内で行うことで、同じ内容の質問に何度も回答する手間が省ける

【チャット内容】

• 全社員に周知したい連絡事項
  （例：オフィスの工事連絡や健康診断の予約、年末調整のお知らせなど）

• 連絡事項に関連する質疑応答

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• 就業規則や申請など総務関連情報のURL

■「タスク専用チャット」の活用

全社員宛にタスク依頼する際は「タスク専用チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• 全社向けのチャットを「連絡用」と「タスク依頼用」の2種類作成することで、重要なメッセージがタスク完了通知で流れてしまうことを防止する

【チャット内容】

• 年末調整の提出や、健康診断希望日の入力など、全社員に依頼するタスクを投稿

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• ミュート設定推奨のグループチャットであることを記載

■「マニュアル更新通知チャット」の活用

就業規則や社内規定の制定・ 改訂などを全体通知する際は「マニュアル更新通知チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• 社内ルールなどの最新情報を、全社員に対してスピーディーに共有できる

• マニュアル更新後に入社した方も、チャットから過去のお知らせ履歴を確認できる

【チャット内容】

• 就業規則や社内規定の新規制定や改訂に関する、お知らせ・質疑応答

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• 就業規則や社内規定を格納しているフォルダのURL

■「安否確認チャット」の活用

大規模な災害が発生した際、社員の安否確認や会社からの緊急連絡を行うチャットとして「安否確認チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• スマートフォンでもやり取りできるので、どこにいても安否報告やメッセージの確認ができる

• 電話回線がパンクしつながらない状況でも、ネット回線を使っているチャットでやり取りできる

• 安否確認にタスク機能を使うことで、安全確認が取れた人・取れていない人がひと目で分かる

【チャット内容】

• 緊急時の安否確認（タスクで実施）

• 災害発生時に会社から社員への連絡

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• 安否確認を実施する災害規模の基準を記載
• 安全確認が取れない人がいた場合のフローを記載

各種機能の使い方

▶グループチャットの作成方法はこちらを参照

▶タスクの追加方法はこちらを参照

▶モバイルアプリのダウンロード方法はこちらを参照

ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！

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