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  • 「予実管理や各部との連携」の課題を解決する活用法
  • 「予実管理や各部との連携」の課題を解決する活用法

    策定した経営計画の進捗が順調かどうか確認するために、日々の予実管理は経営企画部において重要度の高い業務です。そのための各部署との連携を含めた、活用方法を解説します。

    • 対象
      • 全プラン
      • 経営企画部向け
      • 経営層向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 予実報告の遅れからイレギュラーや異常値の検知が遅れ、計画の軌道修正や問題解消のための施策実行などの経営判断が遅れてしまう

    • 何をどこまで報告・共有するのか部署(マネージャー)ごとに認識が違っていて、経営判断に必要な情報や発生した事象に関連する情報が上がってこない

     

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    上記を解消するためには、

    • 手間やタイムラグが少なく、最新数値がチェックできる
    • イレギュラーや異常値は、マネージャー陣全員で確認・共有できる
    • 部署を超えてのやり取りも手間なくできる

    ような環境を整えることが必要です。

    では、どのように課題を解決していくのでしょうか…

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「予実速報チャット」の活用



    売上や各部のKPI数値の予実速報をお知らせする
    チャットとして「予実速報チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 各部署の予実がチャット上に自動投稿される仕組みを作ることで、手間なく定期的に数値確認・共有ができるようになる

    • 各部署で予実管理に使っているシステムとChatworkを連携することで、都度マネージャー陣に数値確認を依頼する手間が省ける

     

    【チャット内容】

    • 売上と各部のKPI数値の予実
      (Chatworkと連携可能なシステムと連携設定して自動投稿)

    • 投稿された数値に関しての確認や共有

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 各部署のマネージャー陣
    • 経営企画部メンバー
    • 経営メンバー

    【2】概要欄の使い方

    • 投稿される数値の元データURLを記載

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    POINT

    スプレッドシートやBI・経営管理システムとの連携設定をしましょう!

    スプレッドシートに入力した内容はGAS(Google Apps Script)を使って、
    Chatworkに自動投稿させることが可能です。

    ▶ GASを使った連携に関してはこちらを参照
    ▶ 自動投稿についてはこちらを参照

    Chatworkと連携可能な経営管理システムを使って予実を管理している場合も、
    API連携を使ってChatworkに自動投稿させることが可能です。

    ▶ Chatworkと連携可能なBI・経営管理システムについてはこちらを参照

     

    ■「経営企画部×マネージャー陣チャット」の活用



    予実のズレやイレギュラーの確認・報告・相談など、各部マネージャーとの連携は
    「経営企画部×マネージャー陣チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • 予実のズレやイレギュラーの確認をチャット上で行うことにより、マネージャー陣にリアルタイムな情報が共有され、事象の関連情報が集まりやすくなる

    • マネージャーごとに個別確認ではなく全員が見える場でやり取りすることでバラバラだった報告の粒度が揃えやすくなる

    • 経営企画部内の担当者や各部マネージャーに入れ替わりが発生した際も、過去の履歴から経緯やイレギュラー対応を把握できる

     

    【チャット内容】

    • 予実のズレやイレギュラーの報告・相談・確認

    • 各種報告や会議のリマインド

    • その他マネージャー陣と連携・共有したい案件について

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 各部マネージャー陣
    • 経営企画部メンバー
    • 経営メンバー

    【2】概要欄の使い方

    • 各種数値を管理しているシートのURLなどを記載

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    POINT

    引き継ぎ内容は「メッセージの引用」機能を使いましょう!

    1. 引用したいメッセージの上にカーソルを合わせ、出てきたメニューの[ 引用 ]ボタンをクリック
    2. メッセージ入力欄に印ら用メッセージが入るので、適宜文章を添える
    3. [ 送信 ]ボタンをクリックで引用メッセージ送信完了!

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります



    ■「経費予算管理チャット」の活用


     

    部署ごとにコスト見込を管理する場として「経費予算管理チャット」を活用しましょう。

    【メリット】

    • タスクを使って入力リマインドすることで、部署別の数値が最新かどうか(更新されているかどうか)が確認しやすくなる

    • 計画値の変更やイレギュラーもチャット上で簡単に相談できる

     

    【チャット内容】

    • 各部署の経費予算の消化に関する確認

    • 締め日や入力などのリマインド

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 各部マネージャー陣
    • 経営企画部メンバー

    【2】概要欄の使い方

    • 経費予算の管理シートURLを記載
    • 関連のマニュアルURLや変更申請フォームのURLを記載

    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    各種機能の使い方

     

    ▶グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶タスクの追加方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     

     


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