「採用業務の効率化」のための活用法

母集団形成の施策〜実行、選考の他、エージェント折衝や社内関係者とのやり取りなど
採用活動には非常に多くの業務が存在します。この記事では、採用業務に関するオペレーションの効率化を目指したChatworkの活用方法をご紹介します。

• 対象
  • 全プラン
  • 人事部向け
  • 経営層向け

• 目次
  • こんな課題ありませんか？
  • 課題を解決する活用法
    • ■「エージェント連絡チャット」の活用
    • ■「人事・採用チームチャット」の活用
    • ■「面接官チャット」の活用
    • ■「人材紹介＆リファラル採用チャット」の活用
  • 各種機能の使い方

こんな課題ありませんか？

• 複数エージェントとの、メールのやり取りが手間

• 採用業務が煩雑で、遅延や対応漏れが発生してしまう

• 面接官との情報共有に時間がかかる

• 母集団形成の一環でリファラル採用を強化したい

このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？

課題を解決する活用法

下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

■「エージェント連絡チャット」の活用

Chatworkでは、外部の人とも気軽にやり取りすることができます。
社外のエージェントもグループチャットに招待し、「エージェント連絡チャット」で候補者のやり取りをしましょう。

【メリット】

• メールとチャットの併用が不要になるので、確認の抜け漏れが軽減する

• 候補者進捗リストなどのファイルのやり取りも、手間なくスムーズに行える

• 気軽にコミュニケーションが取れるので、選考のスピードが上がる

【チャット内容】

• 候補者リストの共有

• 応募者の面接結果・フィードバック

• 応募者の進捗共有

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】命名規則

• 「エージェント名・担当者名&自社名 候補者連絡チャット」のルールで作成
  例）Aキャリア山田様&〇〇株式会社 候補者連絡チャット

【2】設定メンバー

• 人事・採用メンバー
• 人材紹介会社のエージェント

■「人事・採用チームチャット」の活用

採用チーム内の選考管理には「人事・採用チームチャット」を活用しましょう。

【メリット】

• タスクの完了状況で、応募者への結果連絡などの作業進捗が確認できる

• タスク管理画面で未完了タスクが一覧化されることで抜け漏れを防げる

【チャット内容】

• 採用チーム内の連絡・相談

• 応募者ごとの選考管理（タスク機能で実施）

• 採用MTG議事録の共有

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 人事・採用チーム

【2】概要欄の使い方

• 目標人数や採用要件
• 選考管理フォルダ、説明会資料などのURL貼り付け

■「面接官チャット」の活用

各部門の面接担当者への面接依頼や情報共有には 「面接官チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• 面接後のフィードバックをチャットで即座に確認でき、選考がスピードアップする

• 応募書類、選考書類の印刷、ファイリングが不要になりペーパーレス化につながる

【チャット内容】

• 部門担当者への面接依頼

• 履歴書や一次面接の所感など情報共有

• 面接後のフィードバック

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 人事部
• 各部門の面接担当者

■「人材紹介＆リファラル採用チャット」の活用

リファラル制度の認知促進と採用情報の共有は「人材紹介＆リファラル採用チャット」を活用しましょう。

【メリット】

• グループチャットに情報を集約することで、リファラル制度の認知促進ができる

• 定期的な情報発信によって、友人紹介を促すきっかけづくりができる

• 社員に工数・負荷をかけずに、候補者を紹介するフローが整備できる

【チャット内容】

• リファラル採用に関する情報共有

• 社内の最新採用情報を共有

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• 紹介を受け付けている求人一覧を記載
• リファラル制度の内容を記載（紹介のフローやインセンティブなど）

各種機能の使い方

▶ 社外の方とChatworkでつながる方法はこちらを参照

▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照

▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照

ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！

※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。

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