この記事では、製造現場の情報共有の効率化を目指したChatworkの活用方法をご紹介します。
- 対象
- 全プラン
- 製造業向け
- 目次
こんな課題ありませんか?
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連絡事項を社内掲示板に掲示しているが、誰が読んだか分からない
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突発的なトラブル発生時にも、迅速に対応できる環境を整えたい
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作業履歴の記録化ができておらず、情報探索や情報共有に時間がかかっている
このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか?
課題を解決する活用法
下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。
■「総合掲示板チャット」の活用
工場内での連絡事項の通達は、紙を利用した掲示板から「総合掲示板チャット」に置き換えましょう。
【メリット】
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朝礼・終礼が短時間で終わるようになり、効率が上がる
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欠席者がいても、チャットで連絡事項を確認できるので、伝え漏れを防げる
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リアクション機能を活用することで、メンバーの確認状況を把握できる
【チャット内容】
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朝礼や終礼の連絡事項の共有
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社内イベント・ニュースの告知(社内表彰、健康診断など)
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社長や役員からのメッセージなど社内啓蒙
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災害時や感染症に関する緊急指示など
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 工場の全社員
【2】概要欄の使い方
- 会社業績の資料
- 会社イベントの告知資料など
■「安全管理・災害情報用チャット」の活用
大規模な災害発生時に従業員の安全確認を行う場として、「安全管理・災害情報用チャット」を活用しましょう。
【メリット】
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スマートフォンからもチャットが確認でき、素早く安否確認ができる
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電話回線がパンクしている際も、チャットであれば連絡できる
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安否確認訓練をすることで、緊急時に備えられる
【チャット内容】
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災害発生時に全社員の安全確認(タスク機能で実施)
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会社から全社員への緊急連絡
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安否確認訓練の実施
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 全社員
【2】概要欄の使い方
- 安否確認を実施する災害規模の基準を記載
- タスクで安全確認が取れない人がいた場合のフローを記載
POINT
モバイル版アプリをダウンロードしておく
「安全管理・災害情報用チャット」を運用する際は、社員がどこにいてもチャットを確認できるよう、モバイル版アプリのダウンロードを推奨しておきましょう。
ダウンロード方法はページ下部のリンクからご確認ください。
■「設備点検チャット」の活用
設備ごとのメンテナンスリマインドや点検報告には 「設備点検チャット」を活用しましょう。
【メリット】
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誰が、いつ、どの設備を点検したのかが、スムーズに確認できる
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点検時に使うファイルを集約しておくことができる
【チャット内容】
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設備の年次点検のリマインド
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設備の異常有無の報告
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災害発生時の設備の安全確認
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】命名規則
- 設備点検チャット
- 年次点検チャットなど
【2】設定メンバー
- 設備保全の関係メンバー
【3】概要欄の使い方
- 設備保全に関するファイル
- 最新のマニュアルなど
■「工場見学・製品立ち合い検査チャット」の活用
製品立ち会い検査や工場見学などの工場窓口との調整連絡は「工場見学・製品立ち合い検査チャット」を活用しましょう。
【メリット】
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全関係部署に個別で確認する手間が省ける
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製品の動作確認や仕様に関する重いファイルなど、複数人で状況把握できる
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やり取りの経緯を簡単にさかのぼれる
【チャット内容】
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工場見学の日時調整連絡
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工場見学にあたる書類のやり取り
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立ち合い検査に必要な情報共有
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】命名規則
- 工場見学希望チャット
- 製品立ち合い検査チャット
【2】設定メンバー
- 営業部
- 製造部
- 品質保証部
- 品質管理部
- 出荷担当など
【3】ファイル機能の使い方
- グループチャット右上にある、
をクリックすると過去にアップロードされたファイルの検索が可能です
- ファイル名が思い当たらない場合でも、拡張子(mp4、xlsxなど)で検索すると見たいファイルが探しやすくなります
各種機能の使い方
▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照
▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照
▶モバイルアプリのダウンロード方法はこちらを参照
▶ ファイルの添付方法はこちらを参照
ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!
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