「リードタイムの短縮・品質向上」のための活用法

製造業では部署をまたいで連携する業務が多く発生するため、コミュニケーションの効率化やトラブル防止がそのままリードタイムの短縮や品質向上につながります。この記事では、リードタイムの短縮・品質向上を目指したChatwork活用方法をご紹介します。

• 対象
  • 全プラン
  • 製造業向け
  • 経営層向け

• 目次
  • こんな課題ありませんか？
  • 課題を解決する活用法
    • ■「案件管理用チャット」の活用
    • ■「製品情報チャット」の活用
    • ■「クレーム・トラブル共有チャット」の活用
  • 各種機能の使い方

こんな課題ありませんか？

• 製品に関する連絡共有に時間がかかったり、抜け漏れが生じたりする

• 関係者が多く、意思決定するのに時間がかかってしまう

• 仕入先や協力会社とのやり取りが手間

このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？

課題を解決する活用法

下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

■「案件管理用チャット」の活用

案件に関する連絡共有を行うチャットです。受注形態や製造時の特徴ごとにグループチャットを作り分けて活用しましょう。

【メリット】

• チャットの投稿ひとつで関係者全員への共有が完了し、連絡調整の工数削減とスピードアップにつながる

• グループチャットにやり取りを集約することで、関係者への共有漏れや連絡忘れが減らせる

• チャットに投稿したファイルは検索・ダウンロードが可能なので、紙の資料を探す手間が減らせる

【チャット内容】

• 写真や動画、ドキュメントなどのファイル共有
  （仕様書や作業手順書、図面、試作品の画像データなど）

• 案件に関する連絡共有

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】命名規則

• 案件ごとのチャット名は「【社内】顧客名+案件名+製品番号or仕様名」のルールで作成
  例：【社内】 〇〇電機様_ハイトロン18L_ウラ112mm

• お客様ごとのチャット名は「【社内】 顧客名」のルールで作成
  例：【社内】〇〇電機株式会社様

【2】設定メンバー

• 営業部
• 開発・設計部
• 製造部
• 品質管理・品質保証部
• 出荷担当

【3】概要欄の使い方

• 仕様書や作業手順書などよく使うファイルの保管場所（URL）を記載

■「製品情報チャット」の活用

開発・設計部門から工場外で働く営業やマーケティング部門のメンバーに製品情報を共有するチャットです。

【メリット】

• チャットに投稿するだけで、製品情報をタイムリーに共有できる

• グループチャットに情報が蓄積され検索できるようになるので、開発・設計や製造への個別問い合わせを減らせる

【チャット内容】

• 取り扱い製品の改良情報

• 同一シリーズの最新版の生産開始情報

• 旧型の製造終了情報など

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】命名規則

• 「【製品情報】製品_シリーズ名」のルールで作成
  例：【製品情報】丸皿ネジ_シリーズA

• 製造終了した製品のチャットは「廃盤【製品情報】製品_シリーズ名」に、チャット名を変更

【2】設定メンバー

• 設計・開発部
• 製造部
• 営業部
• マーケティング部

【3】概要欄の使い方

• 該当製品の仕様書やオンラインカタログのURLを記載

■「クレーム・トラブル共有チャット」の活用

クレームやトラブルを関係部署へ素早く共有・対応するためのチャットです。"受注生産型" と "見込み生産型" でチャットの命名規則や参加するメンバーが変わります。

【メリット】

• 関係者とスピーディーに情報共有・連携を取ることで、クレーム・トラブルの早期解決につながる

【チャット内容】

• クレームやトラブル内容の共有

• ビデオ通話機能を使って対応策の検討会議

• 対応状況の進捗確認など

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

◆ 受注生産型の場合

【1】命名規則

• 「【クレーム】顧客名_製品名・仕様_納品月」のルールで作成
  例：【クレーム】H電機様_ハイトロン18Lウラ112mm_7月納品分

• 対応が完了したチャットは「対応完了【クレーム】顧客名_製品名・仕様_納品月」とチャット名を変更

【2】設定メンバー

• 営業部
• 設計・開発部
• 品質保証・品質管理部
• 製造部
• 出荷担当

◆ 見込み生産型の場合

【1】命名規則

• 「【クレーム】製品名_概要_発生日時」のルールで作成
  例：【クレーム】大きなハムカツサンド_異物混入_6月10日発生

• 対応が完了したチャットは「対応完了【クレーム】製品名_概要_発生日時」とチャット名を変更

【2】設定メンバー

• サポート部
• 営業部
• 設計・開発部
• 品質保証・品質管理部
• 製造部
• 出荷担当

各種機能の使い方

▶ 社外の方とChatworkでつながる方法はこちらを参照

▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照

▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照

▶ ファイルを送信する方法はこちらを参照

▶ Chatwork Live（ビデオ通話）の方法はこちらを参照

▶ Zoom連携の設定方法はこちらを参照

ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！

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