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  • 「リードタイムの短縮・品質向上」のための活用法
  • 「リードタイムの短縮・品質向上」のための活用法

    製造業では部署をまたいで連携する業務が多く発生するため、コミュニケーションの効率化やトラブル防止がそのままリードタイムの短縮や品質向上につながります。この記事では、リードタイムの短縮・品質向上を目指したChatwork活用方法をご紹介します。

     

    • 対象
      • 全プラン
      • 製造業向け
      • 経営層向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 製品に関する連絡共有に時間がかかったり、抜け漏れが生じたりする

    • 関係者が多く、意思決定するのに時間がかかってしまう

    • 仕入先や協力会社とのやり取りが手間

     

    このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか?

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「案件管理用チャット」の活用


     

    案件に関する連絡共有を行うチャットです。受注形態や製造時の特徴ごとにグループチャットを作り分けて活用しましょう。

    【メリット】

     

    • チャットの投稿ひとつで関係者全員への共有が完了し、連絡調整の工数削減とスピードアップにつながる

    • グループチャットにやり取りを集約することで、関係者への共有漏れや連絡忘れが減らせる

    • チャットに投稿したファイルは検索・ダウンロードが可能なので、紙の資料を探す手間が減らせる

     

    【チャット内容】

     

    • 写真や動画、ドキュメントなどのファイル共有
      仕様書や作業手順書、図面、試作品の画像データなど)

    • 案件に関する連絡共有

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】命名規則

    • 案件ごとのチャット名は「【社内】顧客名+案件名+製品番号or仕様名」のルールで作成
      例:【社内】 〇〇電機様_ハイトロン18L_ウラ112mm

    • お客様ごとのチャット名は「【社内】 顧客名」のルールで作成
      例:【社内】〇〇電機株式会社様

    【2】設定メンバー

    • 営業部
    • 開発・設計部
    • 製造部
    • 品質管理・品質保証部
    • 出荷担当

    【3】概要欄の使い方

    • 仕様書や作業手順書などよく使うファイルの保管場所(URL)を記載

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    POINT

    取り扱う製品の特徴によって、グループチャットを作り分けましょう!

    • リードタイムが長く、仕様変更が多い "受注生産型"の製品 「案件ごと(注文・受注ごと)」のグループチャットが便利

    • リードタイムが短く、仕様変更が少ない "見込み生産型"の製品「お客様ごと」のグループチャットが便利

     

    ■「製品情報チャット」の活用



    開発・設計部門から工場外で働く営業やマーケティング部門のメンバーに製品情報を共有する
    チャットです。

    【メリット】

    • チャットに投稿するだけで、製品情報をタイムリーに共有できる

    • グループチャットに情報が蓄積され検索できるようになるので、開発・設計や製造への個別問い合わせを減らせる

     

    【チャット内容】

    • 取り扱い製品の改良情報

    • 同一シリーズの最新版の生産開始情報

    • 旧型の製造終了情報など

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】命名規則

    • 「【製品情報】製品_シリーズ名」のルールで作成
      例:【製品情報】丸皿ネジ_シリーズA

    • 製造終了した製品のチャットは「廃盤【製品情報】製品_シリーズ名」に、チャット名を変更

    【2】設定メンバー

    • 設計・開発部
    • 製造部
    • 営業部
    • マーケティング部

    【3】概要欄の使い方

    • 該当製品の仕様書やオンラインカタログのURLを記載

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    POINT

    検索機能を使って、蓄積した情報をノウハウとして利用しましょう!

    検索できる機能は大きく3種類あり下記の通りです。

    • 全チャット内での「チャット名・グループチャット検索」
    • グループチャット内での「メッセージ検索」
    • グループチャット内での「ファイル名検索」

    上記の検索機能を活用し、「質問する前に検索する」を実施することで、同じ質問が何度も発生することを防ぐことも可能です。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「クレーム・トラブル共有チャット」の活用


     

    クレームやトラブルを関係部署へ素早く共有・対応するためのチャットです。"受注生産型" と "見込み生産型" でチャットの命名規則や参加するメンバーが変わります。

    【メリット】

     

    • 関係者とスピーディーに情報共有・連携を取ることで、クレーム・トラブルの早期解決につながる

     

    【チャット内容】

     

    • クレームやトラブル内容の共有

    • ビデオ通話機能を使って対応策の検討会議

    • 対応状況の進捗確認など

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

    ◆ 受注生産型の場合

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】命名規則

    • 「【クレーム】顧客名_製品名・仕様_納品月」のルールで作成
      例:【クレーム】H電機様_ハイトロン18Lウラ112mm_7月納品分

    • 対応が完了したチャットは対応完了【クレーム】顧客名_製品名・仕様_納品月」とチャット名を変更

    【2】設定メンバー

    • 営業部
    • 設計・開発部
    • 品質保証・品質管理部
    • 製造部
    • 出荷担当

     


     

    ◆ 見込み生産型の場合

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】命名規則

    • 「【クレーム】製品名_概要_発生日時」のルールで作成
      例:【クレーム】大きなハムカツサンド_異物混入_6月10日発生

    • 対応が完了したチャットは「対応完了【クレーム】製品名_概要_発生日時」とチャット名を変更

    【2】設定メンバー

    • サポート部
    • 営業部
    • 設計・開発部
    • 品質保証・品質管理部
    • 製造部
    • 出荷担当

     

    POINT

    ビデオ通話機能を使い、オンライン会議を実施しましょう!

    「Chatwork Live」というビデオ通話機能を使って、オンラインで会議を実施することも可能です。Zoomを活用している方は、ZoomとChatworkを連携設定しておくと、グループチャット内のメンバーとの会議設定が簡単にできるようになります。


    ▼「ビデオ」アイコンをクリックし、「Chatwork Liveを開始」もしくは「Zoomミーティングを開始」をクリックし、参加メンバーを選択すると、ビデオ/音声通話を開始できます。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    各種機能の使い方

     

    ▶ 社外の方とChatworkでつながる方法はこちらを参照

    ▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照

    ▶ ファイルを送信する方法はこちらを参照

    ▶ Chatwork Live(ビデオ通話)の方法はこちらを参照

    ▶ Zoom連携の設定方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     


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