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  • 「介護スタッフ間の情報共有を効率化」する活用法
  • 「介護スタッフ間の情報共有を効率化」する活用法

    介護事業所では、業務内容や働き方が要因となりスタッフ同士での情報共有や連携がスムーズにいかず、業務効率が落ちてしまう場合があります。この記事では、スタッフ同士の情報共有効率化を目指したChatwork活用法をご紹介します。

     

    • 対象
      • 全プラン
      • 介護業向け
      • シフト勤務制の業界向け

    こんな課題ありませんか?

     

    • 利用者様宅でのサービス提供中に電話が取れず、何度も行き違ってしまう

    • 引き継ぎ電話・口頭メインなので、履歴が残せていない

    • スタッフの急な欠勤や、予定にないサービス実施が決まった時のシフト調整に手間取ってしまう

    • シフト勤務制なので、全社員向けの連絡が伝わり切るまでにタイムラグが生じてしまう

     

    このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか?

    課題を解決する活用法

    下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

    ■「利用者様ごとのグループチャット」の活用


     

    スタッフ同士で利用者様に関する連絡共有を行うチャットです。利用者様ごとにグループチャットを作り分けて活用しましょう。

    【メリット】

     

    • 利用者様に関する情報をグループチャットに集約することで、言った言わない問題関係者への共有漏れを防ぐ

    • 途中からグループチャットに参加した人も履歴を確認できるので、担当職員が変更した場合の引き継ぎもスムーズに行える

     

    【チャット内容】

     

    • 利用者様にまつわる連絡・共有事項
      例:サービス提供記録には残さないけれど、共有しておきたい事項や補足など

    • (訪問介護の場合)ヘルパーからサービス責任者への連絡・報告事項
      例:訪問終了時の報告、介護ソフトへの記録完了報告など

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】命名規則

    • 例「高橋信子様/顧客番号0123_女_訪問介護(東京都港区)」
      ※Chatwork上で検索しやすいように、顧客名や介護ソフト上の顧客番号などを記載

    【2】設定メンバー

    • 管理者
    • サービス責任者
    • 担当の介護職員

    【3】概要欄の使い方

    • 利用者様情報
    • 介護ソフトの該当顧客ページURL
    • 訪問時の注意点など

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

     

    ■「シフト調整チャット」の活用



    スタッフ同士でシフト変更に関する調整連絡を行う
    チャットです。

    【メリット】

    • グループチャットで関係者へ一斉連絡できるようになるので、スタッフに電話やメールで個別に状況確認する手間が省ける

    • 翌月のシフト希望提出など、タスク管理機能を使って提出/未提出の管理ができる

     

    【チャット内容】

    • シフト調整にまつわる連絡

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 管理者
    • サービス責任者
    • 介護職員

    【3】概要欄の使い方

    • 突発的なシフト交代時の依頼フローを記載

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    POINT

    「毎月のシフト希望提出」などの依頼事項はタスク機能を活用しましょう!

    スタッフに毎月確認する「シフト希望」の提出依頼は、Chatworkのタスク機能を使うと提出済/未提出がひと目でわかるので便利です。

     

    ■「【全社員】連絡チャット」の活用


     

    全社的に社員に告知し、やり取りするためのチャットです。

    【メリット】

     

    • グループチャットを使って全体通知することで、共有漏れや伝達までのタイムラグをなくせる

    • リアクション機能やタスク管理機能を活用することで、メッセージの既読/未読や、依頼した作業の完了/未完了が確認できる

     

    【チャット内容】

     

    • 会社から従業員全員にお知らせ・共有したい内容
      (例:インフルエンザ予防接種のお知らせ、年末年始休暇のお知らせなど)

     

    【グループチャットの設定】

    以下を見本に設定してみましょう。

     

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    【1】設定メンバー

    • 全社員

     

    POINT

    リアクションやタスク機能を使ったメッセージの既読確認をしましょう!

    ◆「メッセージを確認したらリアクションを押す」を社内ルールとして設定しておくと、該当メッセージを誰が確認したのか簡単に把握できます。

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    ◆必ず全員に確認してほしい場合は、該当メッセージをタスク化して全員にタスク依頼することで、メッセージ確認済の人と未確認の人がひと目でわかるようになります。

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    ◆自分が依頼したタスクの完了・未完了は「タスク管理画面」で確認できます。

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    ※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

    各種機能の使い方

     

    ▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照

    ▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照

    ▶ チャット名/メッセージを検索する方法はこちらを参照

    ▶ タスクを追加する方法はこちらを参照

    ▶ タスクを確認する方法はこちらを参照

    ▶ メッセージにリアクションする方法はこちらを参照

     

    ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください!

     


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