自然災害や感染症などの非常事態に直面したとき、利用者様の安全確保や介護サービスの提供継続に欠かせないのが「社員や関係者とのスピーディーで確実な情報共有」です。非常事態でも社員や関係者と確実に連絡できる環境が整っていないと、緊急時の対応は勿論、BCPの策定・推進にも影響します。この記事では、介護事業所におけるBCP策定・推進に役立つChatwork活用法をご紹介します。
- 対象
- 全プラン
- 介護業向け
こんな課題ありませんか？
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感染症対策やコロナ発生に関する情報が、全社員に周知されるまでにタイムラグが生じる
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緊急時、全社員の安否確認方法が決まっていない
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本人の無事を確認できるまで、個別に何度も電話をかけないといけない
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法改正で定められた研修実施やBCP策定・推進に関して、事業所として実施・推進したエビデンスが残せていない
このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？
課題を解決する活用法
下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。
■「感染症対策用チャット」の活用
会議の日程調整や当日のアジェンダ、資料、議事録などを連絡共有するチャットです。
【メリット】
-
感染症対策に関する連絡や共有をグループチャット上で行うことで、事業所として感染症対策を実施しているエビデンスを残せる
-
グループチャット上の投稿1回で全社員に通知できるので、簡単かつタイムラグなく全体周知できる
【チャット内容】
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事業所で定めた感染症対策の周知
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感染症発生時の情報連携、検査状況の共有など
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 全社員
【2】概要欄の使い方
- 感染症発生時の対応フローなどを記載
■「安否確認チャット」の活用
大規模な災害発生時に社員の安否確認や緊急連絡を行うチャットです。
【メリット】
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スマートフォンからもチャットが確認できるので、非常時でも負担なく安否報告や連絡確認ができる
- 電話回線がパンクして使用できない際も、ネット回線があればチャットで連絡が取れる
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安否確認にタスク機能を使うことで、安全確認が取れた人と取れていない人がひと目で分かる
【チャット内容】
- 災害発生時の安否確認（タスク機能で実施）
- 会社から全社員への緊急連絡
- 安否確認訓練の実施
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 全社員
【2】概要欄の使い方
- 安否確認を実施する災害規模の基準を記載
- タスクで安全確認が取れない人がいた場合のフローを記載
POINT
モバイル版アプリをダウンロードしておきましょう！
安否確認チャットを運用する際は、社員がどこにいてもチャットを確認できるよう、モバイル版アプリのダウンロードを推奨しておきましょう。
▶ ダウンロード方法はこちら
■「BCP委員会チャット」の活用
BCPの策定から定期的な見直し、推進などを行う委員会メンバーが連携する場として活用しましょう。
【メリット】
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グループチャット上で委員会に関する連絡や共有をすることで、委員会活動を実施しているエビデンスが残せる
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ビデオ通話機能を使ってオンラインで委員会活動ができるので、委員会開催のために時間を合わせて事務所に集まる手間が省ける
【チャット内容】
-
委員会開催前の連絡
（日時や場所の連絡、出欠確認など） -
当日の資料や議事録などのファイル共有
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 委員会のメンバー
【2】概要欄の使い方
- 次回の会議開催情報（日時や場所、アジェンダなど）を記載
POINT
ビデオ通話機能を使い、オンライン会議を実施しましょう！
「Chatwork Live」というビデオ通話機能を使って、オンラインで会議を実施することも可能です。Zoomを活用している方は、ZoomとChatworkを連携設定しておくと、グループチャット内のメンバーとの会議設定が簡単にできるようになります。
▼「ビデオ」アイコンをクリックし、「Chatwork Liveを開始」もしくは「Zoomミーティングを開始」をクリックし、参加メンバーを選択すると、ビデオ/音声通話を開始できます。
■「研修用チャット」の活用
研修に関する連絡や資料・動画共有の場として活用しましょう。
【メリット】
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グループチャットで研修に関する連絡・共有を行うことで、研修を実施したというエビデンスを電子媒体に残せる
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シフトの関係などで研修に参加できなかった対象者にも、資料や動画を簡単に共有できる
【チャット内容】
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研修開催前の連絡
（日時や場所の連絡、出欠確認など） -
当日の資料や録画した研修動画の共有など
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】命名規則
- 例1「管理職・リーダー研修チャット（2021年度対象者）」
- 例2「新人研修チャット（2022年1月入社）」
※どんな研修を実施したのか振り返りやすくするため、研修テーマや参加者ごとにグループチャットを作成しましょう。
【2】設定メンバー
- 各研修の参加対象者
【3】概要欄の使い方
- 研修の開催日時や場所などを記載
各種機能の使い方
▶グループチャットの作成方法はこちらを参照
▶︎タスクを追加する方法はこちらを参照
▶モバイルアプリのダウンロード方法はこちらを参照
▶ Chatwork Live（ビデオ通話）の方法はこちらを参照
▶ Zoom連携の設定方法はこちらを参照
▶ファイル共有・管理の方法はこちらを参照
ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！
※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。
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