経営企画部の業務として、経営会議や株主総会の事務局業務があります。これらの業務は経営陣と連携が必要不可欠ですが、多忙な経営陣と連携しながらアジェンダ決めや会議日程調整、資料作成と進めていくには密なコミュニケーションが必要です。
さらに、株主総会は経営陣だけでなく、総務部や法務部、経理部、広報部など複数の部署と連携しながら準備を進めていく必要があるため、Chatworkでより効率的にコミュニケーションをとる方法を解説していきます。
- 対象
- 全プラン
- 経営企画部向け
- 経営層向け
こんな課題ありませんか？
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会議の開催日時調整する際に、経営陣が多忙で予定調整に時間がかかる
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過去の会議資料を見たいとき、メールでの送付や紙での配布だとさかのぼって探しづらい
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株主総会の準備は他部署との連携が多数発生するが、関係者が多くて一部に共有漏れが生じる
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共有される内容が多すぎて、自分に必要な情報をうっかり見落とす
このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？
課題を解決する活用法
下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。
■「経営会議運営チャット」の活用
経営会議に関連する連絡・共有の場として、活用しましょう。
【メリット】
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開催日程の調整や開催前リマインド、資料共有など経営会議に関する連絡・共有をグループチャットでの投稿に置き換えることで工数削減できる
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経営会議に関連する情報や資料が一箇所に集約されるので、過去の議事録や資料が探しやすくなる
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会議で決まったネクストアクションをタスク機能で管理できる
【チャット内容】
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経営会議の日程調整連絡
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アジェンダや事前の資料共有
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開催前のリマインド連絡
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終了後の議事録共有
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会議で決まったネクストアクションの共有（タスクで管理）
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 経営メンバー
- 経営企画部メンバー
【3】概要欄の使い方
- 次回会議の開催日時
- 議事録や資料のURL
POINT
取締役会の運営でチャットやWeb会議システムを活用する場合
経営会議と同じく会社の経営方針や戦略を決める会議として「取締役会」があり、上場企業などの場合は設置が義務付けられています。
取締役会を設置すれば株主総会の開催を待たずに意思決定を行うことが可能ですが、経営会議と違って、決議事項や開催方法が「会社法」にて規定されています。
テレワークの普及とともに業務でのチャットやWeb会議システムの利用も広まりましたが、取締役会の運営で利用を検討している場合、詳細な運用については顧問弁護士や所轄法務局へ相談した上でご利用ください。
■「株主総会準備チャット」の活用
株主総会の準備や運営に関するやり取りで、活用しましょう。
【メリット】
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関係者全員を該当のグループチャットのメンバーに設定してやり取りすることで、伝達や共有漏れを防げる
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タスク機能を活用することで、準備の抜け漏れを防げる
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過去開催時の履歴が確認できるので、担当者変更時もスムーズに引き継ぎができる
【チャット内容】
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株主総会の準備〜運営に関するやり取り
（法定必要文書や想定問答集など資料の共有・修正、当日の会場準備や手配連絡など） -
株主総会終了後の実務に関するやり取り
（作成した議事録や報告書の確認・修正、登記変更の準備など）
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 株主総会の運営に関わるメンバー
（経営陣、経営企画部、総務部、法務部メンバーなど）
【2】概要欄の使い方
- 主な〆切やスケジュールを記載
- 各セクションの責任者（問い合わせ先）を記載
各種機能の使い方
▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照
▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照
▶ タスク追加する方法はこちらを参照
▶ ファイルを送信する方法はこちらを参照
ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！
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