「業務の属人化」を解消する活用方法

総務部は業務が広範囲にわたるので、経験豊富な社員しか知らない・できない業務が発生しやすく、業務が属人化しやすい状況にあります。そんな属人化の防止や解消のための活用法を解説します。

• 対象
  • 全プラン
  • 総務部向け
  • 経営層向け

• 目次
  • こんな課題ありませんか？
  • 課題を解決する活用法
    • ■「総務部への相談チャット」の活用
    • ■「〇〇さん&総務部チャット」の活用
    • ■「備品発注チャット」の活用
    • ■「総務部チャット」の活用
  • 各種機能の使い方

こんな課題ありませんか？

• 他部署からの相談や依頼が特定の人に偏りがち

• ベテラン社員しか対応方法を知らない業務が存在する

• 業務が広範囲にわたるので、担当者変更や業務の引き継ぎが大変

• 他部署からの依頼や業務が部内で共有できていないので、業務の抜け漏れや作業の重複が発生してしまう

このような課題を解決するには、どうすれば良いでしょうか？

課題を解決する活用法

下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。

■「総務部への相談チャット」の活用

他部署からの相談窓口として、このチャットを活用しましょう。

【メリット】

• 誰にどのくらい業務依頼されているのか、部内の業務が「見える化」される

• タスクを使って相談受付することで、回答漏れを防げる

• 他部署からの相談窓口を全社員が入ったグループチャットにすることで、個別に何度も対応していた同内容の相談が1回で対応完了する

【チャット内容】

• 他部署から総務部への相談（タスクで相談受付）

• 相談に対する回答

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員（総務部が業務で関わる人すべて）

【2】概要欄の使い方

• 問い合わせ内容別の担当者を記載
• 相談フォーマットのテンプレートを記載

■「〇〇さん&総務部チャット」の活用

社員の個人情報に関わるやり取りは、このチャットを活用しましょう。

【メリット】

• 社員ごとの事務対応もチームで行えるようになる

• 総務部内での担当者変更や引き継ぎが生じた際も、過去の履歴からこれまでの対応や経緯を簡単に把握できる

【チャット内容】

• 社員の個人情報に関わる手続きや書類のやり取り
  （例：入退職や産休・育休の手続き、家族の扶養手続きなど）

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 〇〇さん（社員1人）
• 総務部メンバー
• 〇〇さんの直属の上司

【2】概要欄の使い方

• 該当社員の社員番号や入社日、所属部署などの基本情報
  （手続きを進める際に参照できて便利です）

■「備品発注チャット」の活用

オフィスの備品発注は、このチャットを活用しましょう。

【メリット】

• 「誰が・いつ・何を」総務部へ発注依頼したのか見える化するので、重複発注が減らせる

• 担当者が不在の時も依頼内容が分かるので、他の総務部メンバーが業務を代行することが可能

【チャット内容】

• オフィスや業務で使う備品や消耗品の発注連絡（タスクで依頼）

• その他備品発注に関連するやり取り

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 全社員

【2】概要欄の使い方

• 発注依頼する担当者を記載
• 注文用テンプレート
  （注文したい商品名、商品のURL、数量、希望納期、その他備考など）

■「総務部チャット」の活用

部内の業務連絡、情報共有用の場として活用しましょう。

【メリット】

• 同じ場所にいなくても、部署内で速やかに共有したいことや業務の依頼・相談ができる

• 担当者がすぐに対応できない時には、メンバー同士でフォローし合うことができる

【チャット内容】

• マネージャーから部内への連絡共有事項

• 部内ミーティング関連の連絡（日時告知、資料共有）

• その他業務に関わる連絡や相談　など

【グループチャットの設定】

以下を見本に設定してみましょう。

【1】設定メンバー

• 総務部メンバー全員

【2】概要欄の使い方

• 次回の会議日時や場所を記載
• よく使うURLを記載
  （ミーティングの議事録や業務マニュアルなど）

※画像の内容は最新の状態と異なる場合があります

各種機能の使い方

▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照

▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照

▶ タスクを管理する方法はこちらを参照

ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！

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