製造業では、さまざまな職種の人が連携しながら、仕事を行う必要があります。電話・メール・対面での連絡手段をChatworkに置き換えることで、スムーズで正確な情報共有を実現し業務効率化を実現する活用方法を紹介します。
- 対象
- 全プラン
- 製造業向け
- 多店舗型業界向け
- 目次
こんな課題ありませんか？
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部署・拠点間でタイムリーな情報共有ができていない
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同拠点と他拠点で「メール」「プライベート連絡ツール」など、コミュニケーション手段が違う
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会議の内容が現場の担当者に伝わっていない
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急な納期変更の対応に時間がかかっている
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備品発注の重複が発生している
このような課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？
課題を解決する活用法
下記のチャット活用術を参考に、課題を解決していきましょう。
■「部署横断チャット」の活用
同一部署で複数拠点に分かれている場合の、部内連絡用はこのチャットを活用しましょう。
【メリット】
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部内でよく使う情報を、一画面に集約することができる
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拠点が離れていても、正確で速やかなコミュニケーションができる
【チャット内容】
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同一部署内のやり取り
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部内アナウンスや情報共有
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】命名規則
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部署名（〇〇チーム×△△チーム）
例）営業部（東京本社×大阪支社）、製造部（〇〇工場×△△工場）、資材管理部など
【2】設定メンバー
- 関係部署のメンバー
【3】概要欄の使い方
- 部署でよく使う資料のURLを添付
POINT
他部署・他拠点にChatworkを利用してもらうには？
上申用プレゼンテーション資料テンプレート（PowerPoint）を活用し、決定権のある方にChatworkの「概要」や「効果」を説明します。
組織管理のメリットと進め方（P9）に掲載している「契約統合」の手順で、他部署・他拠点のメンバーを登録し、グループチャットに招待しましょう。
■「幹部・部門長チャット」の活用
幹部同士、部門長同士が連携・情報共有など、部門長以上にだけ共有したいことを伝える際にはこのチャットを活用しましょう。
【メリット】
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経営体制や人事情報など機密情報が、外部に流出するリスクを減らすことができる
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会議に関連する情報や資料が一箇所に集約されるので、状況把握がしやすくなる
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部門長同士の連携がしやすくなり、意思決定スピードの向上に繋がる
【チャット内容】
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部門長以上への情報共有（経営体制の変更や人事情報の事前共有など）
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会議の日程調整や事前の資料共有
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終了後の議事録共有
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会議で決まったネクストアクションの共有（タスクで管理）
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 幹部陣
- 部門長以上のメンバー
【2】概要欄の使い方
- よく使う資料のURLを添付
- 次回会議の開催日時
- 議事録の保管場所
POINT
確認の合図にリアクション機能を使いましょう！
メッセージに対してリアクションを付けることができる「リアクション機能」を活用しましょう。返信をしない確認の意思表示、アンケートを取るなどに活用できます。
＜手順＞
- リアクションしたいメッセージにカーソルを合わせ、表示された[ リアクション ]と言うボタンをクリック
- 複数のリアクションから好きなものを選択し、クリックするとリアクション完了！
■「在庫・納期確認チャット」の活用
営業から社内担当者へ、在庫や納期の確認は、このチャットを活用しましょう。
【メリット】
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急な納期変更にも、製造側にスムーズに確認を取ることができる
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チャット上のやり取りで、素早く正確に在庫状況の把握ができる
【チャット内容】
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納期の前倒し依頼
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納期遅延などの相談、連携
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在庫の確認依頼
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 営業
- 生産管理
- 出荷担当など
【2】概要欄の使い方
チャットの説明や運用ルールを書きましょう。担当者を明記しておくのもおすすめです。
■「副資材調達依頼チャット」の活用
営業から社内担当者へ、在庫や納期の確認は、このチャットを活用しましょう。
【メリット】
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購買で一元管理することで、現場の業務負担軽減やコストの見直しに繋がる
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「誰が、いつ、何を」発注依頼したか可視化できるため、重複購入などの無駄が省ける
【チャット内容】
-
副資材の発注依頼
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発注完了や荷物受け取り報告
【グループチャットの設定】
以下を見本に設定してみましょう。
【1】設定メンバー
- 購買・調達担当
- 製造部
【2】概要欄の使い方
- 発注依頼する担当者を記載
- 注文用テンプレート
（注文したい商品名、商品のURL、数量、希望納期、その他備考など）
POINT
タスク機能を使って発注管理をしましょう！
＜手順＞
- グループチャット右下にある[ タスク追加 ]をクリックし、[ タスク内容を入力してください ]と記載がある部分に概要欄の注文フォーマットを使って発注内容を入力
- 担当者と期限を設定し、[ タスクを追加 ]をクリックし、担当者に発注を依頼
- 依頼先への納品が完了し次第、担当者がタスクの[ 完了 ]ボタンをクリックし、対応完了！
各種機能の使い方
▶ グループチャットの作成方法はこちらを参照
▶ グループチャットに招待する方法はこちらを参照
▶ ファイルの送信（アップロード・添付）する方法はこちらを参照
▶ タスクを追加する方法はこちらを参照
▶ タスクを管理する方法はこちらを参照
ご紹介した活用法をぜひ実践してみてください！
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