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  • 社外だけでなく、社内コミュニケーションもまるっと効率化しませんか?
  • 社外だけでなく、社内コミュニケーションもまるっと効率化しませんか?

    社外の方とのみやり取りをしているユーザー必見!まだ知らなかった機能の活用方法や成功事例を知り、さらに業務をスムーズにできる可能性を見つけてみませんか?

    • 対象
      • 全プラン

    こんな使い方している方は必見です!

     

    • 取引先と期間限定のやり取りで登録しただけ
    • 顧客に指定されて、顧客対応のみで使っている
    • 税理士・社労士に指定されて、会社の税務関係のやり取りのみで使っている

     

    上記のような社外とのコミュニケーションにのみChatworkを使っている場合、簡単に更なる業務効率化が見込めます!

    社内での効率化を実現した事例

    まずは、社内コミュニケーションの効率化に成功し、成果をだしているユーザー事例をご紹介します。

    1. 無駄な時間が削減され、年間224万円分のコスト削減に繋がった



    冷凍設備の設計施工、保守メンテナンスを行う河野鉄工所。連絡手段が電話か口頭、メールに限られており、「言った言わない」や記憶違いによる認識のズレが生じていたと言います。

     

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    「以前は報連相や確認、承認チェックなどの時間が1日に2時間はかかっていましたが、Chatwork導入後は30分ほどに短縮できています。」とおっしゃった代表取締役社長の河野裕司さん。
    グループチャットは、社内、社外、部署、プロジェクト、研修、お客様、採用など、16のカテゴリーに分類しており、外出先での急を要するファイルの受け渡しや、ベテランの作業動画をチャットで共有することで、新人教育の場としても活用しているとのことです。

    参照:Chatwork導入事例ページ

     

    企業紹介

    河野鉄工所

    • 規模:1〜50名
    • 業種:製造・建設
    • 紹介:1946年創業。創業以来、冷凍設備に関する業務を続けている。

     

    2. 情報共有の効率化で案件数が5倍以上に!メールの課題をチャットで解決


     

    埼玉県川口市で鋳物を中心とした金属部品を取り扱うモリチュウ。メールによる情報共有や情報管理に課題を感じていたと言います。

     

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    コミュニケーションツールにコストを支払うのは「時間を買う」感覚と、おっしゃった代表取締役の森雄児さん。
    製品ごとに営業グループのメンバーが情報共有を行うチャットを作成。見積もり依頼・顧客からの問い合わせ共有・納入スケジュールの調整などを実施。社内と社外のコミュニケーションを同時に効率化することで、電話やメールの課題であった業務対応の抜け漏れ・情報検索性の悪さを解決したそうです。

    参照:Chatwork導入事例ページ

     

    企業紹介

    株式会社モリチュウ

    • 規模:1〜50名
    • 業種:製造・メーカー
    • 紹介:創業80年。埼玉県川口市に本社を置く鋳物を中心とした金属部品メーカー。

    社内利用を効率的にする機能4選

    実際にChatworkをどのように使い、どのように効果を上げていけるのか。活用例をご紹介します。

    1. 複数人でのやり取りが業務単位でスムーズに


    ■ 使用機能:

    グループチャット

    グループチャットとは?:

    複数人でやり取りが可能なチャットルーム。業務ごとに複数個のグループチャットを運用している企業が多いです。
    また、グループチャットの中で「タスク」「ファイル」などのやり取りをするため、基板となる機能です。

    効果:

    • 複数人に同時に情報を伝達できる
    • 宛先機能を使った人だけに通知する機能があり、確認の優先順位をつけやすい
    • 緊急時などに電話回線が使用できない状況でも、チャットで連絡が取れる
    • メッセージ送信後の編集が可能なので、CC・BCCなどの宛先ミスや誤送信の心配がない

     

    POINT

    グループチャットの中で複数の話題が乱立しないように、1話題1グループチャットを意識しましょう!

    <よく使われる分け方>

    • 全社全社で共有が必要な内容のやり取りをする「掲示板」のようなチャット
    • 部署部署ごとや、他部署との連携をするチャット
    • 業務内容プロジェクト、製品、など1つの業務に関するやり取りしかしないチャット
    • 外部連携顧客や取引先など、社外の方とやり取りをするためのチャット

     

    グループチャットの作り方はこちらから

     

    2. 業務の依頼管理ツールとしても


    ■ 使用機能:

    タスク管理

    タスク管理機能とは?:

    「誰」に「何のタスク(仕事)」を「いつまでにやって欲しいか」をチャット上で依頼できる機能です。タスク化した・された業務は一覧で管理することもでき、各人の「やらなければいけない業務リスト」として使用することができます。

    効果:

    • 業務の抜け漏れ・社員間の言った言わない問題の防止になる
    • 自身のやるべき業務の管理ができる
    • 管理職が各社員の業務量を把握する材料になる

    活用例:受電対応を効率化する

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    タスク追加の方法はこちらから

     

    3. 重たいファイルや動画の受け渡し・保管場所に


    使用機能:

    ファイル管理

    ファイル管理機能とは?:

    画像・動画・Excelなどのファイルをチャット上で送信でき、保管・検索できる機能です。

    効果:

    下記の表のように、メールと比較し「容量」「保管期間」「検索性」の面からチャットでファイルのやり取りをするほうが便利です。

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    活用例:紙の手渡しをやめる

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    ファイルの送信方法はこちらから

     

    4. メールや問い合わせフォームと連携もできる


    使用機能:

    API連携

    API連携とは?:

    Chatworkと他のサービスを繋いで、さまざまな自動化を進められる機能です。

    ■ 効果

    • Chatworkに他のツールの情報を集約できるので、ツールの往復をしなくて良い
    • 通知設定をすることで即時対応ができる
    • 予約投稿の設定などで自動化を進められる

    活用例:Gmail連携でメール受信の通知をする

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    Gmailとの連携マニュアルはこちら

    社内利用の進め方

    社員同士でChatworkを利用する「社内利用」を開始するには、組織でアカウントやユーザーを管理する方法を推奨しています。

    組織でアカウントを管理とは?

    Chatworkを運用していく代表者を「管理者」とし、管理権限を付与します。管理者が招待した社員は、お互いに申請をせずとも連絡を取り合うことができ、「管理者」がユーザーを管理できるため、個人で管理するよりセキュリティー上安全になる仕組みです。

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    POINT

    組織でユーザーを管理するメリットとは?

    • 社員の入退社に伴う、ユーザー管理がしやすい
    • 退職者のアカウント削除ができないと、不正ログインで情報漏洩の危険を防げる
    • ファイルデータを保持できる
    • 支払いの一本化ができる
    • グループチャットへの部署単位での追加ができる(チーム機能)

    登録手順

    下記の3STEPで社内利用を開始してみましょう!
    有料、無料、どちらのプランで社内利用するかによって手順が変わります。

     

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    STEP1:ライセンス数の追加方法はこちらから

    STEP2:ユーザーを一人ずつ追加する方法はこちら

    STEP2:ユーザーを一括で追加する方法はこちら

     

    ※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。


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