社外の方とのみやり取りをしているユーザー必見!まだ知らなかった機能の活用方法や成功事例を知り、さらに業務をスムーズにできる可能性を見つけてみませんか?
- 対象
- 全プラン
こんな使い方している方は必見です!
- 取引先と期間限定のやり取りで登録しただけ
- 顧客に指定されて、顧客対応のみで使っている
- 税理士・社労士に指定されて、会社の税務関係のやり取りのみで使っている
上記のような社外とのコミュニケーションにのみChatworkを使っている場合、簡単に更なる業務効率化が見込めます!
社内での効率化を実現した事例
まずは、社内コミュニケーションの効率化に成功し、成果をだしているユーザー事例をご紹介します。
1. 無駄な時間が削減され、年間224万円分のコスト削減に繋がった
冷凍設備の設計施工、保守メンテナンスを行う河野鉄工所。連絡手段が電話か口頭、メールに限られており、「言った言わない」や記憶違いによる認識のズレが生じていたと言います。
「以前は報連相や確認、承認チェックなどの時間が1日に2時間はかかっていましたが、Chatwork導入後は30分ほどに短縮できています。」とおっしゃった代表取締役社長の河野裕司さん。
グループチャットは、社内、社外、部署、プロジェクト、研修、お客様、採用など、16のカテゴリーに分類しており、外出先での急を要するファイルの受け渡しや、ベテランの作業動画をチャットで共有することで、新人教育の場としても活用しているとのことです。
企業紹介
- 規模:1〜50名
- 業種:製造・建設
- 紹介:1946年創業。創業以来、冷凍設備に関する業務を続けている。
2. 情報共有の効率化で案件数が5倍以上に!メールの課題をチャットで解決
埼玉県川口市で鋳物を中心とした金属部品を取り扱うモリチュウ。メールによる情報共有や情報管理に課題を感じていたと言います。
コミュニケーションツールにコストを支払うのは「時間を買う」感覚と、おっしゃった代表取締役の森雄児さん。
製品ごとに営業グループのメンバーが情報共有を行うチャットを作成。見積もり依頼・顧客からの問い合わせ共有・納入スケジュールの調整などを実施。社内と社外のコミュニケーションを同時に効率化することで、電話やメールの課題であった業務対応の抜け漏れ・情報検索性の悪さを解決したそうです。
企業紹介
- 規模:1〜50名
- 業種:製造・メーカー
- 紹介:創業80年。埼玉県川口市に本社を置く鋳物を中心とした金属部品メーカー。
社内利用を効率的にする機能4選
実際にChatworkをどのように使い、どのように効果を上げていけるのか。活用例をご紹介します。
1. 複数人でのやり取りが業務単位でスムーズに
■ 使用機能:
グループチャット
■ グループチャットとは?:
複数人でやり取りが可能なチャットルーム。業務ごとに複数個のグループチャットを運用している企業が多いです。
また、グループチャットの中で「タスク」「ファイル」などのやり取りをするため、基板となる機能です。
■ 効果:
- 複数人に同時に情報を伝達できる
- 宛先機能を使った人だけに通知する機能があり、確認の優先順位をつけやすい
- 緊急時などに電話回線が使用できない状況でも、チャットで連絡が取れる
- メッセージ送信後の編集が可能なので、CC・BCCなどの宛先ミスや誤送信の心配がない
POINT
グループチャットの中で複数の話題が乱立しないように、1話題1グループチャットを意識しましょう!
<よく使われる分け方>
- 全社:全社で共有が必要な内容のやり取りをする「掲示板」のようなチャット
- 部署:部署ごとや、他部署との連携をするチャット
- 業務内容:プロジェクト、製品、など1つの業務に関するやり取りしかしないチャット
- 外部連携:顧客や取引先など、社外の方とやり取りをするためのチャット
2. 業務の依頼管理ツールとしても
■ 使用機能:
タスク管理
■ タスク管理機能とは?:
「誰」に「何のタスク(仕事)」を「いつまでにやって欲しいか」をチャット上で依頼できる機能です。タスク化した・された業務は一覧で管理することもでき、各人の「やらなければいけない業務リスト」として使用することができます。
■ 効果:
- 業務の抜け漏れ・社員間の言った言わない問題の防止になる
- 自身のやるべき業務の管理ができる
- 管理職が各社員の業務量を把握する材料になる
■ 活用例:受電対応を効率化する
3. 重たいファイルや動画の受け渡し・保管場所に
■ 使用機能:
ファイル管理
■ ファイル管理機能とは?:
画像・動画・Excelなどのファイルをチャット上で送信でき、保管・検索できる機能です。
■ 効果:
下記の表のように、メールと比較し「容量」「保管期間」「検索性」の面からチャットでファイルのやり取りをするほうが便利です。
■ 活用例:紙の手渡しをやめる
4. メールや問い合わせフォームと連携もできる
■ 使用機能:
API連携
■ API連携とは?:
Chatworkと他のサービスを繋いで、さまざまな自動化を進められる機能です。
■ 効果:
- Chatworkに他のツールの情報を集約できるので、ツールの往復をしなくて良い
- 通知設定をすることで、即時対応ができる
- 予約投稿の設定などで、自動化を進められる
■ 活用例:Gmail連携でメール受信の通知をする
社内利用の進め方
社員同士でChatworkを利用する「社内利用」を開始するには、組織でアカウントやユーザーを管理する方法を推奨しています。
組織でアカウントを管理とは?
Chatworkを運用していく代表者を「管理者」とし、管理権限を付与します。管理者が招待した社員は、お互いに申請をせずとも連絡を取り合うことができ、「管理者」がユーザーを管理できるため、個人で管理するよりセキュリティー上安全になる仕組みです。
POINT
組織でユーザーを管理するメリットとは?
- 社員の入退社に伴う、ユーザー管理がしやすい
- 退職者のアカウント削除ができないと、不正ログインで情報漏洩の危険を防げる
- ファイルデータを保持できる
- 支払いの一本化ができる
- グループチャットへの部署単位での追加ができる(チーム機能)
登録手順
下記の3STEPで社内利用を開始してみましょう!
有料、無料、どちらのプランで社内利用するかによって手順が変わります。
※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。
無償の導入・運用サポートご案内
社内利用を進めたいが不明点がある方、自社の課題に合わせた活用方法ができるか知りたい方は下記のフォームからご相談ください!
関連情報
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資料Chatworkまるわかりガイド
Chatworkの説明を社内に行う際に配布する資料として、ご活用ください。
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資料「メール・電話・紙」の業務をChatworkに移行する効果と方法
メール・電話・紙でのやり取りを続けた場合の懸念点、解消する方法をご紹介しています。