【ユーザー取材】社外の職人や協力業者を巻き込む活用方法

東京、目黒にて建設業を営む江中建設株式会社。
多くの人が関わる建築現場ではコミュニケーションギャップがトラブルにつながってしまうことから、同社はChatworkを導入。社内だけでなく社外とも一緒に活用することでトラブルを防止、業務の円滑化を実現した方法を、代表取締役社長の江中忠久氏にうかがいました。

• 目次
  • 導入前の課題
  • 課題を解決した活用方法
  • 定着させるコツ
  • 効果

導入前の課題

Chatwork導入前は、建設業ならではの下記のような課題を抱えていたそうです。

• 多種多様な専門業者や職人が関わるため、現場での情報伝達に抜け漏れが生じやすい

• ITに慣れていない職人も多く、ツールを定着させるのが難しい

• 他社のチャットサービスは、使い勝手や既読機能に課題があった

次の章からは、このような課題をChatworkの活用・運用で解決した方法を解説していきます。

課題を解決した活用方法

同社では、Chatworkの機能を以下のように活用して建築現場における課題解決につなげたそうです。

1. 部署や職人ごとのグループチャットを作成し情報共有

現場・部署（職人）・全社といった分類でグループチャットを作成し、必要な情報を必要な相手に届けているそうです。

▼ 活用イメージ

【グループチャットを作成するメリット】

• 個別に連絡する手間が減る

• 必要な相手だけに情報を送信できる

• 作業指示や図面変更などをスムーズに共有できる

【グループチャットの活用例】

• 全社向けのグループで通達や出勤状況を共有する

• 現場ごとのグループで気象情報や現場写真を送信する

• 職人ごとのグループで作業指示や図面変更を共有する

グループチャット関連の使い方はこちらから

2. チャットの概要欄で情報の一元化

グループチャットの右上に固定表示されている概要欄には、他のサービスのURLなどを記載することで、散らばっている情報をチャットに集め、情報を一元化しているそうです。

▼ 活用イメージ

【概要欄を活用するメリット】

• 頻繁にアクセスするURLを貼っておくことで、毎回URLを探す手間がなくなる

• 重要な情報を貼っておけば、チャットを遡って確認する必要がなくなる

【概要欄に記載しておく内容例】

• 会議室予約ページのURL

• 図面や工程表の共有フォルダ

3. タスク管理機能で気軽に作業指示

露骨な催促を避けつつ現場のスケジュールを管理するのに、タスク管理機能が重宝しているそうです。

▼ 活用イメージ

【タスク管理機能を活用するメリット】

• 指示漏れや作業忘れを防止できる

• 露骨な催促を避けられる

【タスク管理機能の活用例】

• 担当者の指定

• 作業内容や期限の共有

タスク管理機能関連の使い方はこちらから

4. 検索機能で過去の会話を再確認

検索性の高さも、同社が感じているChatworkのメリットのひとつ。「前にこんな話したよね」とキーワードだけ浮かんだ時などに、検索機能を活用しているそうです。

▼ 活用イメージ

【検索機能を活用するメリット】

• 過去のやりとりを簡単に再確認できる

• 断片的なキーワードから検索できる

• 別の担当者への引き継ぎが簡単にできる

【検索機能の活用例】

• キーワードからメッセージを特定し、別の担当者に引き継ぐ

• いつの会話だったのかを確認する

• どのグループチャットでの会話だったのかを確認する

検索機能の使い方はこちらから

5. リアクション機能で自主的に既読を把握

導入の決め手にもなった、メッセージを読んでも既読がつかない仕様。
自主的に既読を知らせる機能として、絵文字で気軽に反応できるリアクション機能を活用しているそうです。

▼ 活用イメージ

【リアクション機能を活用するメリット】

• 「返信しなければ」というプレッシャーを減らせる

• 返信の文章を作成しなくても読んだことを伝えられる

【リアクション機能の活用例】

• 指示内容に対して「了解」のリアクションを送る

• 作業完了報告に対して「ありがとう」のリアクションを送る

定着させるコツ

「Chatworkは一緒に仕事をする人たち全員で使わないと意味がないので、社外の協力業者さんが使ってくれるかは気になる点だった」そうです。
ITに慣れていない職人も多いなか、下記のような工夫でさまざまな人を巻き込んでいったそうです。

【ツールを定着させる重要性】

• 職人や現場監督を含む全員で使うことに意味がある

• 連絡手段を統一することで効率よく情報共有できる

【ツールを定着させるコツ】

＜Chatworkを見ることで最新の情報がわかる、必要なコミュニケーションがとれる状況をつくる＞

• 週に1回は現場写真をアップする

• 工程表の変更内容などを積極的に発信する

• 変化がない場合はその旨を報告する

現場写真や工程表の送信方法はこちらから

効果

これまでの章で解説してきた活用・運用方法を試し、下記の効果があったそうです。

• 情報が必要な人に届くようになり、現場でのトラブルが減少する

• 露骨な催促をすることなく、工程を進められる

• リアクション機能やファイル送信機能により、コミュニケーションが円滑になる

• シンプルな方法で操作できるため、ITに疎い人たちへも浸透する

「Chatworkはシンプルな機能で使用のハードルも低く "使ってほしい人に使ってもらえるツール" だ」と語る江中氏。

社内だけでなく、社外の職人も巻き込みコミュニケーションギャップによる損失を防止できれば、忙しい建築現場の業務を効率的に進められるでしょう。

Chatwork製品サイト 導入事例「江中建設株式会社」（2022年10月）

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