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  • 新入社員の登録・グループチャットへの追加を効率化する方法
  • 新入社員の登録・グループチャットへの追加を効率化する方法

    新入社員の入社にともない必要になってくるのが、Chatworkへのユーザー登録、必要なグループチャットへの追加、使い方を覚えてもらうことです。
    本記事では、登録から立ち上げまでの進め方を効率化する方法を解説していきます。

    【事前チェック】組織管理はできていますか?

    組織管理とは

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    下記の運用が実現できていることを指します。

    • Chatworkを運用していく管理者*を1人設定している
    • 管理者が社員の入退社にともないユーザーの登録・削除をおこなっている

    この管理方法をすることで下記のようなメリットがうまれます。

    *Chatworkの運用担当者であり、管理者設定が可能な権限を持っているユーザーを指します。

    メリット

    • 入退社時のユーザー管理がしやすくなり、退職後の再ログインなどが防げる

    • 端末紛失時にアカウントを停止することで、情報漏洩を早期に防げる

    • のちほど紹介する、「チーム機能」が使えるようになる

    まだ組織管理ができていない場合は、これを機に、組織管理に移行していくことを推奨します。
    組織内のユーザーを把握し、管理者がまとめて「ユーザー登録」しなおしましょう。

    関連手順

    ▶ 管理者の確認・設定方法はこちらから

    ▶ フリープランのユーザーを有料プランにする方法はこちらから

     

    ユーザー登録を効率的にする

    新入社員が複数人いる場合は、管理者が「ユーザーの一括登録」をしましょう。
    一括登録をおこなわない場合は、1人ずつ氏名やメールアドレスを登録していく手間が発生します。一括登録をおこなうことで、Excel上で登録情報をまとめて記入できるので、手間やミスが減ります。
    ※有料プラン限定の機能です。

    手順

    1. 管理者が、右上の氏名をクリックして表示される[ 管理者設定 ]ページにアクセスし、
      左メニューにある[ 一括インポート ]をクリック

    2. 規定のフォーマットに従ってCSVファイルを作成し、[ ファイルを選択 ]ボタンから、CSVを選択し [ ファイル内容の確認 ]ボタンでファイルをアップロード
      ※ファイルの作成方法がわからない方はこちら参照

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    3. アップロードしたユーザーに自動で[ 登録依頼メール ]が届くので、自身で登録完了してもらうと、ユーザー登録完了!

    グループチャットへの追加を効率化する

    新入社員を必要なグループチャットへ簡単に追加するには「チーム機能」を使いましょう。

    チーム機能とは

    「チーム機能」は、部署・プロジェクト・会社単位など、同じ組織のユーザーを、一元管理できる機能です。

    グループチャットを作成する際、1人1人メンバーを選択してチャットに追加していませんか?
    チーム機能を使えば、チーム単位でメンバーを選択できるので、数クリックで一括メンバー追加が可能となります。

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    手順

    1. チーム作成

      管理者設定の[ チーム作成 ]から、[ チーム名 ]を入力し、そのチームに入れたいメンバーを選択し進むと、チームの作成完了!

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    2. グループチャットにチームを追加

      チャット画面の右上のメンバー追加ボタンをクリックし、メンバーの追加画面の[ チーム ]タブから、グループチャットに設定したいチームを選択し進むと、選択したチームメンバーのチャット追加完了!

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    ▶ チーム作成・管理について詳細な操作方法はこちら

    使い方を覚えてもらう

    初期設定や操作方法のマニュアルを、新入社員に配布しましょう。
    <1〜3>の順で進めていただくと確実ですが、<1> の「初心者向け使い始めガイド」だけ見れば、Chatworkを利用開始できるようになっています。

    1. 使い始める

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    資料をダウンロードする

    ▼モバイルアプリ版は下記からダウンロードしてください。

    【初心者向け】Chatwork使い始め方ガイド iOS版

    【初心者向け】Chatwork使い始め方ガイド Android版

    2. 初期設定をする

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    資料をダウンロードする

    3. 主要機能の操作方法を覚える

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    資料をダウンロードする

    ▼モバイルアプリ版は下記からダウンロードしてください。

    Chatwork操作方法マニュアル(iPhone版)

    Chatwork操作方法マニュアル(Android版)

    まとめ

    新入社員の登録時に発生する作業は、上記で解説した「ユーザー一括登録」「チーム機能」「各種マニュアル配布」で、効率化していただければと思います。

    ※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。

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