タスク管理機能はどうやって活用するの？

Chatworkのタスク管理機能を上手に活用することで、連絡・指示を効率化し、業務の抜け漏れを防止できます。業務上のさまざまな場面で活用できるので、ぜひ試してみましょう。ここでは、タスク管理機能の具体的な活用方法や活用例を紹介します。

• 目次
  • タスク管理機能、上手く使えていますか？
  • 一般的なタスク管理ツールとの使いわけ
  • タスク管理機能の活用術
  • ユーザーの活用事例

タスク管理機能を上手く使えていますか？

タスク管理機能とは、依頼したい作業内容や期限をわかりやすく伝えるための機能です。タスク管理機能を使うと、次のようなポイントを明記できるため、業務連絡の効率化を図れます。

• どのような仕事を
• 誰に
• いつまでに

【タスク管理機能を活用するメリット】

• 割り振られた作業を可視化できる
• 業務の抜け漏れを防止できる
• スタッフ間の「言った・言わない」問題を減らせる
• 直感的に操作できる

一般的なタスク管理ツールとの使いわけ

タスク管理を効率化するためには、目的に合わせてツールを使いわけることが大切です。Chatworkのタスク管理機能以外にもさまざまなツールがあるため、違いを把握しておきましょう。

一般的なタスク管理ツールとは？

一般的なタスク管理ツールには、次のようなタイプがあります。

【ガントチャート型】

• 縦軸に作業名、横軸に進捗状況を表記する
• 複数作業のスケジュールを把握できる

【カンバン型】

• 作業内容をカード形式で表示する
• 「未着手」「進行中」など、状況に応じて作業を分類できる

タスク管理ツールを使いわけるポイント

特定のタスク管理ツールに頼りすぎず、シーンによって使いわけることで業務を効率化できるでしょう。使いわけのポイントは、以下のとおりです。

タスク管理機能の活用術

タスク管理機能は、業務上のさまざまな場面で活用できます。

ここでは具体的な活用術を紹介しますので、チェックしておきましょう。

受電チャット

付箋などではなくタスク管理機能を活用すれば、受電の引き継ぎをスムーズかつ簡単に行えます。

【メリット】

• 伝え忘れや対応漏れを防止できる
• 外出先からモバイルアプリで確認できる
• フォーマットを準備しておけば最低限の文字入力で完了する

簡単な稟議・承認チャット

タスク管理機能を使えば、簡単な稟議を通したり、承認作業を行ったりすることも可能です。

【メリット】

• 簡単な稟議や承認をスムーズに進められる
• 稟議に関する質問や確認をチャット上で行える
• モバイルアプリを使って外出先からでも承認できる

ユーザーの活用事例

広島県で廃棄物処理業を展開する株式会社太陽都市クリーナー様。同社は、廃棄物の回収業務漏れ防止や業務効率化を目的として、Chatworkを導入しました。

タスク管理機能を活用することで、業務に関する課題を解決できたのはもちろん、離職率の低下にもつながったようです。

実際の活用方法

同社ではタスク管理機能を活用して、以下のように課題を解決しました。

• タスク管理機能を使って引き継ぐことで、回収業務の抜け漏れを防止
• 外出先からでも依頼内容を確認できるようにして業務を効率化
• タスクの完了状況を確認して、会社全体の業務量や進捗を把握

導入による効果

Chatwork導入後は、次のような効果を実感しているそうです。

• 回収業務の対応漏れがゼロになった
• 対応スピードや顧客満足度が向上した
• 情報共有がスムーズに進むようになり、社員の働き方が変わった
• 離職率が大幅に低下し、求人応募数が増えた

Chatworkサービスサイト　導入事例（2022）

最後に

タスク管理機能を有効活用して、業務の効率化を図りましょう！

▶ タスクを追加する方法はこちらを参照

▶ タスクを管理する方法はこちらを参照

Chatworkで試してみる

※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。