【ユーザー取材】「言った言わない」問題を解決する活用方法

富山・北陸を中心に、物流事業や倉庫保管事業を展開する丸栄運輸機工株式会社様。
連絡手段が統一されておらず、「言った言わない」のトラブルが頻発していたことから、課題解決を目的としてChatworkを導入。アナログからデジタルに切り替えることで情報共有を効率化した方法について、総務の内田里香氏にお話をうかがいました。

• 目次
  • 導入前の課題と導入後の効果
  • 課題を解決した活用方法
  • 定着させるコツ

導入前の課題と導入後の効果

Chatworkを導入する前は、物流業ならではの以下のような課題を感じていたそうです。

• 電話連絡では履歴が残らず、「言った言わない」が頻繁に起きる
  →「言った言わない」のトラブルがゼロになった
  
  
• 外出中の社員から事務所への電話が多く、電話対応だけで時間が過ぎる
  → 電話がつながらず、連絡が遅れてしまうケースが減った
  
  
• 紙やExcelを使っていたため、情報共有のスピードが遅い
  → GoogleフォームとChatworkの連携により、データ共有を効率化できた
  
  
• 全社向け通達の掲示や回覧のために大量の紙を消費する
  → お知らせなどを印刷する場面が減り、ペーパーレス化につながった

課題を解決した活用方法

同社では、Chatworkの機能を以下のように活用して、コミュニケーションに関する課題を解決したそうです。

1. 役職別・案件別などのグループチャットを作成して情報共有を効率化

全社・役職別・部門別・案件別などのグループチャットを作成し、情報共有スピードの向上や、ペーパーレスに成功したそうです。

【 実例 】お客さまのニーズを集約した「情報カード入力データ」チャット

▲「情報カード入力データ」チャット実際の画面

■ チャットの活用方法

お客さまから聞いた情報や改善提案、ヒヤリハット情報を報告する仕組み。
「情報カード入力データ」グループチャットで内容を確認したら、スプレッドシートにコメントを追記、PDF化した上でChatworkで配布するという流れ。

■ チャットの効果

• 以前は紙に手書きをしていたものをExcelに転記し、コメントを追記していたので、情報共有のスピードが上がった
• お客さまのニーズに気づく機会が増えた

▶ グループチャット関連の使い方

2. TO機能を活用して通知が頻発するストレスを排除

TO機能（宛先指定機能）を活用することで、グループチャット内の指定した相手にだけ通知が届くようにしているそうです。

▲「TO機能」を活用しているイメージ画像

■ TO機能の活用方法

• 「TO」を使い、特定のメンバーを指定して業務の引き継ぎをおこなう
• 「TO ALL」を使い、すべてのメンバーを選択して全社的な通達を送る

■ TO機能を活用するメリット

• グループチャット内の特定のメンバーにだけメッセージを送れる
• 自分宛の連絡があるときだけ通知が来る

▶ TO機能の使い方　PC版　iOS版　Android版

3. Googleとの連携により情報共有を効率化

Googleフォームやスプレッドシートとの連携により、情報共有の効率化を図っているそうです。

▲「GoogleフォームとChatworkの連携」イメージ画像

■ Googleとの連携機能の活用方法

• 「お客さまから聞いた情報や改善案」「備品発注」などをGoogleフォームで入力し、スプレッドシートにまとめて、それをChatworkに通知する

■ Googleとの連携機能を利用するメリット

• 情報共有のスピードが大きく向上する
• 情報共有の形式を統一できる

▶ Googleフォームとの連携方法

定着させるコツ

導入前は「チャットツールをちゃんと使ってもらえるのか心配だった」とのこと。
新しいツールに抵抗感をもつ人もいるなか、以下のような方法でツールを定着させたそうです。

■ ツールの定着に関する課題

• プライベートチャットを使ったことがない人もいた
• 「電話したほうが早いだろう」という意見が多かった

■ ツールを定着させるコツ

• iPhoneの支給や経費精算システムの導入など、全体的なデジタル化の流れを作った
• 使いながら「電話より早く正確に伝えられる」ということを実感してもらった

最後に

「今では各部門が自主的にChatworkを運用してくれているので、私も知らない多くの効果が出ている」と語る内田氏。

チャットツールに慣れていなかった社員にまで浸透しており、今後もChatworkを活用してさらなるDXを推進していく、とのことです。

Chatwork製品サイト 導入事例「丸栄運輸機工株式会社」（2022年9月）

※企業情報・所属・役職・Chatworkの画面は取材時の情報です。

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