顧客や取引先とのやりとりがある職種の方向けに、休暇中でも「顧客満足度低下の懸念を払拭する」「取引先とのコミュニケーションミスを防ぐ」ための設定を解説していきます。
こんな心配・課題はないですか?
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顧客に「返信が遅い」と感じさせてしまうことで、顧客満足度の低下やクレームにつながる
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交代制で休みをとるため、休暇中だと知らずに取引先が連絡してきて対応が必要になる
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顧客1人1人に休暇日を知らせていると、効率が悪く、対応漏れにもつながる
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休暇中にメッセージが来た際に、休暇中であることを知らせたい
上記の心配や課題を解決するための解決策3選を解決しています。ぜひご活用ください。
解決策1:プロフィールに休暇日を入れる
プロフィールの「名前(表示名)」に休暇日を記載しましょう!
何ができる?
- 顧客・取引先がメッセージを送る際や、やりとりの中で休暇日を把握できる
- 休暇日を知らせていない相手でも、メッセージを送る前に休暇中と気づくきっかけになる
解決策2:チャットマガジンを作成する
発信専用のチャットマガジンを作成し、休暇日を一斉配信してみましょう!
チャットマガジンとは?
複数人に一方的に情報を発信するためのチャットのことを指しています。
参加者はチャットを受け取ることはできますが、送ることはできません。
また、チャットに参加しているメンバーが見えないようになっているので、個人情報の保護になります。
何ができる?
- 全顧客に向けて休暇日を一斉配信できるため、効率的で抜け漏れ防止になる
使い方
- チャットマガジンの設定をおこなう
- Chatworkでやりとりをしている全顧客を招待する
- 自社の休暇日を、全顧客に向けてチャットマガジンへのメッセージ投稿でお知らせする
▼ チャットマガジン参加者(顧客)側の視点イメージ
解決策3:API連携で自動返信の設定をする
「ChatworkのAPI連携機能」と「Google Apps Script」を利用して、自動返信の設定をしてみましょう!
API連携とは?
異なるアプリやソフトウェア同士をつなげる仕組みのことで、「目に見えないコンセント」と言われています。Chatworkと別サービスのAPIを連携することで、さまざまな自動化が可能になります。
何ができる?
- 休暇中や営業時間外に、送信されたメッセージに対し、自動で定型文を返信することが可能になり、顧客満足度の低下が防げる
設定に必要なもの
- Googleアカウント
- ネットワーク環境
- ブラウザ(PC)
※ページ上の各種情報は掲載日時点のものです。実際の画面と機能およびデザインが一部異なる場合があります。
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Chatworkを複数人でご利用している方を対象とした無料のサポートです。
上記のような、業務課題に合わせたChatworkの活用方法をご提案します。ぜひご利用ください。
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